Muhasebeci - Muhasebe Bölümü Tasarım Dökümanı
|
|
| |
|
|
| |
| Revizyon Tarihi |
Revize Eden |
Revizyon Sebebi |
| 13.11.2004 |
Yüksel ÖZCAN |
Döküman Oluşturuldu |
| 16.11.2004 |
Yüksel ÖZCAN |
Hesap Planı'na hesap kartı ekleme ve çıkarma diyagramları eklendi. |
|
|
| |
Bu dökümanı okumadan önce genel tasarım dökümanının okunması konunun daha çabuk kavranması açısından tavsiye edilir. Kanun önünde işletmeler devlete karşı Muhasebe Kayıtları ile sorumludurlar. İşletmeler de bu sorumluluklarını tutmak zorunda oldukları bazı resmi defterler ile yerine getirirler. Resmi defterlerin hepsi sistemden rapor olarak alınmaktadır. Raporları almadan önce de sisteme muhasebe fişleri aracılığı ile veri girişinin yapılması gerekmektedir. İşte tüm bunların nasıl yapılacağı, yapılırken nelere dikkat edilmesi gerektiği ayrıntılı olarak anlatılacaktır.
|
|
| |
|
|
| |
İşletmeler muhasebe kayıtlarını Tek Düzen Hesap Planı sistemine göre tutmak zorundadırlar. Bu sistem bize her mali işlem için 100'den başlayıp 799'a kadar devam eden hesap kartları sunmaktadır. Örneğin kasa işlemleri için 100 - Kasa hesabı, işletmeye alınan hammaddeler için 150 - İlk Madde ve Malzeme hesabı mevcuttur. Bazı hesap kodları da boş olduğu için kullanılmamaktadır. Bu boş hesaplar ihtiyaç duyuldukça Bağlı olunan vergi dairesinden yazılı izin almak suretiyle kullanılabilir. Hesap planı'ndaki her hesabın bir karakteri vardır. Bu karakterler aktif ve pasif karakterli hesaplar diye ikiye ayrılır. Bu ayrımı daha kolay anlayabilmek için 100 - 299 arası hesaplar aktif karakterli, 300 - 599 arası hesaplar da pasif karakterli hesaplardır. 100 - 599 arası hesaplar aynı zamanda bilanço hesaplarıdır. 600 - 699 arası hesaplar gelir tablosu hesapları olurken 700 - 799 arası hesaplar da gider hesaplarıdır. işletmeler 7/A yada 7/B seçeneğine göre maliyet kayıtlarını bu aralıktaki hesaplara yapabilirler. Standart Tek Düzen hesap planı hesap kodu ve hesap adı'ndan oluşmaktadır. Standarttaki hesap kodları 3 hanelidir. Fakat ihtiyaca göre alt hesaplar açılırken izlenecek yöntemler kullanıcının kendisine bırakılmıştır. Açılabilecek alt hesaplar'ın sayısında bir sınırlama yoktur. Fakat piyasadi genel kullanıma bakıldığında alt hesap kademesi normalde 3, en fazla 4 kademelidir. Biz de projemizde alt hesapları en fazla 9 kademeli desteklemeyi uygun gördük. Şubeleri olan bir işletme için 100 - Kasa hesabı'na açılabilecek alt hesaplar şöyle olabilir;
100 - Kasa
100.01 - Merkez Kasaları
100.01.001 - Merkez TL Kasası
100.01.002 - Merkez USD Kasası
100.01.003 - Merkez EURO Kasası
100.02 - Ankara Şube Kasaları
100.02.001 - Ankara Şube TL Kasası
100.02.002 - Ankara Şube USD Kasası
100.02.003 - Ankara Şube EURO Kasası
Bu alt hesap kullanımında yeterli ve yaygın bir kullanım biçimidir. Projede alt hesap kullanırken piyasada genel kabul görmüş bazı kurallara da dikkat edilmesi gerekmektedir. Örneğin hareket gören bir hesaba alt hesap eklenememelidir. Bu yüzden muhasebe fişlerinde en alt düzeydeki kod kullanılmalıdır. Kullanıcının veri giriş yaptığı her yerde sürekli olarak kullanılan hesabın en alt hesap olup olmadığı program tarafından kontrol edilmektedir. Hareket Gören Bir hesap kesinlikle silinememektedir. Hareket görmüş bir hesabı silmek için önce hareketi silmek, sonra hesap kartını silmek gerekmektedir. kart silerken dikkat edilen son nokta da silinmek istenen kartın bir alt hesabının olup olmadığıdır. Yukarıdaki örneği ele alırsak 100.02.001, 100.02.002 ve 100.02.003 kartları varken 100.02 hesabı silinememektedir. Bir hesabı silmek için yine önce tüm alt hesaplarını silmek gerekmektedir.
|
|
| |
İşletmeler muhasebe kayıtlarını tutmak için toplamda 4 adet fiş kesmektedirler. Bu fişler Açılış, Tahsil, Tediye ve Mahsup fişidir. Piyasadaki bazı programlar ek olarak Kapanış Fişi'ni de kullanıcılarına sunmalarına rağmen gerçekte yıl sonunda kesilen bu kapanış fişi bir mahsup fişinden farklı birşey değildir. Bu sebeple Kapanış Fişi'ni programa dahil etme gereği duymadık. Muhasebe fişleri kesildikten sonra yazıcıdan çıktısının alınıp evrak üstüne takılması kanun gereğidir. Bir evrakın muhasebe kayıtlarına alınma süresi 10 gündür. Bu yüzden bazı işletmeler(çok küçükler) aylık olarak bütün evraklarını tarih sırasına göre dizdikten sonra tüm evrakları 10'ar günlük ayırıp 1 fiş kesmektedirler. Bu küçük işletmeler tarafından benimsenen bir uygulama olmakla birlikte pek sağlıklı bir kayıt tutma yöntemi değildir. Tüm bu muhasebe fişlerinde kesin olan bazı kurallar vardır, fişin içeriğinin nasıl olacağı bellidir. Her muhasebe fişinde fiş türü, fiş tarihi, fiş numarası, fiş açıklaması, fiş dip toplamları ve fiş içeriğini oluşturan hesap kodu, hesap adı, açıklama, borç ve alacak haneleri bulunmaktadır. Muhasebe fişlerinde bazı hesaplar borç, bazıları da alacak hareketi görür. Fiş içerisinde kullanılacak hesaplar en alt hesap olmalıdırlar. Ana hesap yada ara hesap özelliği taşıyan hesaplar fiş içerisinde kullanılmamalıdır. Fişin dip toplamları birbirine eşit olmalıdır. Örnek bir fiş aşağıda verilmiştir.
|-------------------------------------------------------------------------|
|Fiş Türü : Mahsup Fişi |
|Fiş Tarihi : 25.10.2004 |
|-------------------------------------------------------------------------|
|Hesap Kodu / Adı Açıklama | Borç | Alacak |
|-------------------------------------------------------------------------|
|100.01.001 Merkez TL Kasa Tahsilat Gereği | 125.000.000-| |
| 120.01.x01 X Firması C/H Mahsuben Tah| | 125.000.000-|
|-------------------------------------------------------------------------|
| | 125.000.000-| 125.000.000-|
| -------------------------------|
|Yalnız : YüzYirmiBeşMilyon TL'dir |
|-------------------------------------------------------------------------|
|
|
| |
İşletmeler tuttukları kayıtları 1 mali yıl için tutarlar. 1 mali yıl ise 1 Ocak ve 31 Aralık arası dönemi kapsamaktadır. Bu önceki seneden beri faal olan firmalar için geçerlidir. Yeni kurulan bir işletmenin mali yıl başlangıcı ise şirketin kuruluş tarihidir. Mali dönem başlarında işletmeler'in bazı mali değerleri vardır. Bu mali değerleri muhasebe kayıtlarına aktarmak için de kesilen muhasebe fişleri Açılış Fişleridir. Kullanıcı fişi keserken hesap kodu yada hesap adı üzerinden seçim yaptıktan sonra o hesaba borç yada alacak miktarını girer. Açılış fişleri'nde fiş borç ve alacak toplamlararının birbirine eşit olması gerekmez. Ancak kayıtların sağlığı açısından kesilen tüm açılış fişlerine ait borç ve alacak toplamlarının birbirine eşit olması gerekmektedir.
|
|
| |
Şirketin nakit girişlerinin kaydedildiği muhasebe fişidir. Borçlu hesap kasa hesabı olmalıdır, aksi takdirde fiş kaydedilemez. Diğer programların aksine biz tek fişte birden fazla kasa hesabının kullanımına izin vermekteyiz. Buna gerek duymamızın sebebi ise bazı tahsilat makbuzları hem TL hem de döviz içeriğine sahip olabilmektedirler. Böyle bir durumda her iki para birimi için ayrı ayrı fiş kesmek yerine tek bir fişte birden fazla kasa hesabı kullanılabilir. Fişin kaydedilebilmesi için fiş borç ve alacak toplamlarının birbirine eşit olması gerekmetedir.
|
|
| |
Şirketin nakit çıkışlarının kaydedildiği muhasebe fişidir. Alacaklı hesap kasa hesabı olmalıdır, aksi takdirde fiş kaydedilemez. Tahsilat fişlerinde olduğu gibi çoklu kasa kullanılabilirFişin kaydedilebilmesi için fiş borç ve alacak toplamlarının birbirine eşit olması gerekmetedir.
|
|
| |
Şirketin tüm işlemler için kullanabileceği fiş türüdür. Borç ve alacak tutarları eşit olmalıdır.
|
|
| |
Raporlar işletmelerin kayıtlarına istinaden aldıkları raporlardan, analiz yapabilir, kayıtlarının doğruluğunu kontrol edebilir, şirket ile ilgili önemli kararları bu raporlardaki verilere istinaden alabilirler. Veritabanına kaydedilen her şeyin raporunu verebilmek gerekir. Birde şirketlerin devlete karşı olan sorumluluklarını yerine getirirken kullandıkları raporlar vardır. Bu bölümde hem kanuni olarak duzenlenmesi zorunlu olan raporları hem de ihtiyaç duyulan bazır raporları ele alacağız.
|
|
| |
Çeşitli dönemlerde yasalar gereği alınması gereken raporlardır. Bilanço esasına göre kayıt tutmak zorunda olan işletmeler mali dönem kayıtlarını noter tasdikli kanuni defterlerde tutmak durumundadırlar. Muhasebe programları da bu kayıtları önce bilgisayar ortamında tutup daha sonra belli aralıklarla bu defterlere yazdırmak zorundadırlar. Bir kısım kanuni raporların gerekliliği budur. Diğer kısım da Vergi Dairelerine belli dönemlerde beyanname ekinde sunulan raporlardan ibarettir.
|
|
| |
Bilanço esasına göre kayıt tutan mükelleflerin tutmak zorunda oldukları defterlerden birisidir. Kayıt edilen her muhasebe fişi bir yevmiye maddesine denk gelmektedir. Tarih sırasına göre alınması zorunludur. Bu defterin 45 gün içerisinde yazdırılma zorunluluğu olduğundan defter 1 kere yazıldımı geriye dönük bir kayıt girilmemesi gerekmektedir. Bu 45 gün'lük zorunluluktan dolayı işletmelere genellikle bu defteri aylık olarak yazdırmaktadırlar. Bir yevmiye defteri aşağıdaki görünüme sahip olmalıdır;
Yevmiye No-------------Yevmiye Tarihi-------------------------------------|
|Borçlu Hesap(lar) | Borç Miktarı | |
|Borçlu Hesap(lar) | Borç Miktarı | |
| Alacaklı Hesap(lar) | | Alacak Miktarı|
| Alacaklı Hesap(lar) | | Alacak Miktarı|
| Fiş Açıklaması 1. Satır |
| Fiş Açıklaması 2. Satır |
Diğer Yevmiye No-------Diğer Yevmiye Tarihi-------------------------------|
|Borçlu Hesap(lar) | Borç Miktarı | |
|Borçlu Hesap(lar) | Borç Miktarı | |
| Alacaklı Hesap(lar) | | Alacak Miktarı|
| Alacaklı Hesap(lar) | | Alacak Miktarı|
| Fiş Açıklaması 1. Satır |
| Fiş Açıklaması 2. Satır |
|-------------------------------------------------------------------------|
|
|
| |
Bilanço esasına göre kayıt tutan mükelleflerin tutmak zorunda oldukları defterlerden birisidir.
Ana hesap bazında, hesap hareketlerinin yevmiye maddesi ile birlikte, tarih sıralı olarak listelenmesini sağlamaktadır.
|
|
| |
Mizan muhasebe hesaplarının borç, alacak, borç bakiye ve alacak bakiye durumlarını gösteren raporlardır. Mizan son durum için yada belli bir dönemi kapsayacak şekilde alınabilir. Toplamda 3 çeşit mizan vardır. Bunlar; Genel Mizan(son durum), Aylık Mizan ve İki Tarih Arası Mizan'dır. Mizan tüm muhasebe hesaplarına ait rapor üreteceğinden standart olarak çok uzun bir rapor oluşacaktır. Bu yüzden kullanıcıya rapor'dan önce filtreleme imkanı sağlanmalıdır. Bu filtrelerde dökümü istenen hesaplara, tarihe, bakiyeye, hareket görüp görmediğine ve hesap seviyesine göre filtreleme koymak fazlasıyla yeterli olacaktır.
|
|
| |
Gelir tablosu bir işletmenin belli bir dönemdeki faaliyetlerinden dolayı kar yada zarar durumunu görebileceği rapordur. Yıllık, 3 aylık yada aylık olarak alınabilir. İçeriğini oluşturan öğeler ise satışları, diğer gelirleri, satış iadeleri, iskontoları, satış maliyetleri ve tüm gider hesapları, yani hesap planında 600 - 699 kodları arasında olan hesaplardır.
|
|
| |
İşletmelerin mali dönem başlarında ve dönem sonlarında sahip oldukları varlıklar ile yabancı kaynaklar+Öz kaynaklarını görebilecekleri mali tablolardır. Bu tablo akifler ve pasifler diye 2 blümden oluşmaktadır. Tablonun aktif içeriğini 100 - 299 arası hesaplar, pasif içeriğini de 300 - 599 arası hesaplar oluşturmaktadır.
|
|
| |
Resmi raporlar şu veya bu şekilde kanuni olarak düzenlenmesi mecburi olan raporlardır. Birde işletmelerin yada çalışanlarının bir şekilde ihtiyaç duyduyu raporlar vardır.
|
|
| |
Bazen kullanıcılar Hesap planında bulunan kartlara ait özet bilgi almak isteyebilirler. Bu bir müşterinin bu yılki çalışma durumunu aylar itibariyle şöyle bir gösteren rapor yada herhangi bir bankanın aylar itibariyle hareket durumunu gösteren bir rapor olabilir. Bu tür hesaba özgü yıl içindeki aylar itibariyle alınan durum raporuna Hesap Özeti denir. Aşağıdaki gibidir.
|
|
| |
Çeşitli amaçlar için kullanıcılar liste dökümleri almak isteyebilir. Bu yedekleme amaçlı bir çalışma yada kontrol amaçlı bir çalışma olabilir. Kayıtlı hesap kartlarının listesi, kayıtlı fişlerin listesi, masraf merkezlerinin listesi çeşitli amaçlarda kullanılmak üzere kullanıcıya sunulabilmelidir. Liste tipine göre filtreleme sağlanmalıdır. Mesela hesap kartlarının listesini veren raporda filtreleme hesap koduna, adına, çalışıp-çalışmamasına, bakiye verip-vermemesine, hesap özel koduna göre filtreleme imkanları sunularak verilebilmelidir. Muhasebe fişleri için de belli tarihler arasında, fişin türüne göre yada fiş numarasına göre filtreleme yapılması sağlanarak bu raporlar alınabilmelidir.
|
|
| |
Dökümanın bu bölümünde programın genel muhasebe kısmında kullanılacak veritabanının yapısına değinilecektir.
| Masraf Merkezleri (masraf_merkezleri) |
| Alan Adı |
Tipi |
Gereklilik |
| mm_id |
bigint(50) |
Bu alana kullanıcının göremediği kart id numarası kayıt edilir. Özellikle raporlama ve ilgili kartın diğer bölümlerde de kullanılması esnasında ayırt edici alan olması bakımından önemlidir. Bu alandaki numara otomatik olarak her yeni kayıtta 1 arttırılır. |
| mm_kodu |
varchar(50) |
Masraf merkezi kodunun girilebilmesi için ayrılmış 50 karakterlik bir alandır. |
| mm_aciklama |
varchar(255) |
Masraf Merkezi adının giriliebilmesi için ayrılmış 250 karakterlik bir alandır. |
|
| |
| Tek Düzen Hesap Planı (hesap_plani) |
| Alan Adı |
Tipi |
Gereklilik |
| hesap_id |
bigint(50) |
Hesap kartı'na ait id numarası girilmektedir. |
| hesap_kodu |
varchar(20) |
20 karakterlik bir alandır. hesap planındaki hesapların kodları kayıt edilmektedir. |
| hesap_adi |
varchar(120) |
Hesap kartlarının hesap isimleri tutulur |
| masraf_merkezi |
varchar(20) |
Hesap kartının ilişkili olduğu masraf merkezinin kodunun tutulduğu alandır. |
| ozel_kod1 |
varchar(10) |
Hesap kartına ait 1. Özel Kod bilgisi tutulmaktadır. |
| ozel_kod2 |
varchar(10) |
Hesap kartına ait 2. Özel Kod bilgisi tutulmaktadır. |
|
| |
| Muhasebe Fişleri(muhasebe_fisleri) |
| Alan Adı |
Tipi |
Gereklilik |
| fis_id |
bigint(20) |
Bu alanda Muhasebe Fişleri'ne ait id numarası saklanmaktadırr. |
| fis_tarihi |
date(0000-00-00) |
Muhasebe Fişinin tarih bilgisini ihtiva etmektedir. |
| fis_no |
varchar(20) |
Muhasebe Fişlerinin Tarih bilgilerinin tutulduğu yerdir. |
| yevmiye_no |
varchar(20) |
Muhasebe fişinin yevmiye madde numarasını ihtiva etmektedir. |
| fis_tip_no |
varchar(5) |
Muhasebe fişlerine ait olan 01-04 arası numaraların tutulduğu alandır. |
| borc_toplami |
double |
Muhasebe Fişinin Dip Borç Toplamı bilgisini ihtiva etmektedir. |
| alacak_toplami |
double |
Muhasebe Fişinin Dip Alacak Toplamı bilgisini ihtiva etmektedir. |
| masraf_merkezi |
varchar(50) |
Muhasebe Fişinin Masraf Merkezi bilgisini ihtiva etmektedir. |
| ozel_kod1 |
varchar(50) |
Muhasebe Fişine ait 1. Özel Kod bilgisi tutulmaktadır. |
| ozel_kod2 |
varchar(50) |
Muhasebe Fişine ait 2. Özel Kod bilgisi tutulmaktadır. |
| fis_aciklamasi |
varchar(255) |
Muhasebe Fişine ait fiş genel açıklaması'na ait veriyi saklamaktadır. |
|
| |
| Muhasebe Fiş Hareketleri(muhasebe_fis_hareketleri) |
| Alan Adı |
Tipi |
Gereklilik |
| hareket_id |
bigint(20) |
Bu alanda Muhasebe Fişlerindeki hareketlere ait id numarası saklanmaktadırr. |
| hesap_kodu |
varchar(20) |
Fiş içerisinde hareket gören hesabın koduna ait bilgi için gereklidir. |
| fis_turu |
varchar(10) |
Hareket gören kartın hareket gördüğü fiş türünün kodu için gereklidir. |
| fis_no |
varchar(20) |
Hareket gören kartın, hareket gördüğü fişe ait fiş numarası için gereklidir. |
| tarih |
date(0000-00-00) |
Hareket gören kartın, hareket gördüğü fişe ait fiş tarihi için gereklidir. |
| aciklama |
varchar(255) |
Hareket gören kartın, hareket açıklaması için gereklidir. |
| borc_tutari |
double |
Hareket gören kartın borç tutarı içindir. |
| alacak_tutari |
double |
Hareket gören kartın alacak tutarı içindir. |
| miktari |
double |
Fiş içerisinde bir hesaba hareket ile ilgili olarak miktar bilgisinin eklenmesi gerektiğinde gerek duyulmaktadır. |
| masraf_merkezi |
varchar(50) |
Fiş içerisinde bir hesaba hareket ile ilgili olarak masraf merkezi bilgisinin eklenmesi gerektiğinde gerek duyulmaktadır. |
| ozel_kod1 |
varchar(50) |
Fiş içerisinde bir hesaba hareket ile ilgili olarak özel kod bilgisinin eklenmesi gerektiğinde gerek duyulmaktadır. |
| ozel_kod2 |
varchar(50) |
Fiş içerisinde bir hesaba hareket ile ilgili olarak ikinci özel kod bilgisinin eklenmesi gerektiğinde gerek duyulmaktadır. |
|
|
|
| |
Akış Diyagramı-2: Hesap Planı Hesap Kartı Silme Kontrol Mekanizması |
| |
| |
Akış Diyagramı-3: Hesap Planı Hesap Kartı Ekleme Kontrol Mekanizması |
| |
| Copyright @ 2004 Muhasebeci Geliştirici Ekibi
|
|